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Time Management 101

Time is more valuable than money.

It is the one resource we can’t get back.

Learning how to manage your time says much about how you value your life.

What does a life without proper time management  look like?

  • Putting out fires frequently
  • Stress
  • Tense relationships
  • Bad communication
  • Saying “yes” to everyone
  • Lack of self-discipline
  • Lack of motivation
  • Procrastination
  • Multi-tasking
  • Feeling overwhelmed

You have to understand your time is part of your energy currency.

How you perceive time can be different than how others perceive it. Therefore, success is not measured by how “busy” you are but rather how productive you are with your time.

This is a principle to apply for your business and your life.

Time is perceived differently across cultures.

Most Western cultures see time as linear (past – present – future), some European cultures see it as multi-active while some Oriental ones see it as cyclic.

Time perception may vary not only in terms of kronos or kairos (divine timing) but also pending on Parkinson’s Law.

Parkinson’s Law implies that any activity can expand to any time space you give it.

Therefore, its good to start valuing your time.

How? There is not one formula to do so and according to your preference, there are multiple of methods and apps you can use to begin this journey.

But a good first step to start time management is:

Start tracking your time.

Ask yourself: How you spend it? Where? With who? Why?

A good second step to follow is:

Identify your time wasters.

This task includes seeking deep within your mindset blocks. In other words, start reflecting upon what is causing you to… procrastinate, stress out, fear planning, leaving tasks unfinished, arriving late, not trusting yourself?

Once you get deep in this process, time management methods I recommend you to try are:

  1. To – do lists with deadlines
  2. The Eisenhower Matrix: Urgent vs. Important tasks
  3. Block your time in chunks (similar activities or themes)
  4. Pomodoro Technique: 25 minutes attention blocks with multiple short breaks
  5. 80/20 rule: 20 percent of your tasks equal 80 percent of the results

Remember, when you start paying attention to your time, how valuable it is and how foolish we are by taking it for granted, your life will change.

You will engage in living.

Not as a victim or spectator of things “happening to you” but as a protagonist of your life, making things happen for you.

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Manejo de tiempo 101

“Dime cómo manejas tu tiempo y te diré como manejas tu vida…”

El tiempo es más valioso que el dinero. Es el único recurso que, una vez perdido, no podemos recuperar. No podemos vivir un mismo día dos veces ni tampoco revivir horas perdidas. Es por tal razón que, quienes valoran su vida, valoran su tiempo.

Un estilo de vida sin buen manejo de tiempo tiende a ser:

  • En ocasiones, caótica
  • Frecuentemente apaga fuegos
  • Estresada
  • Relaciones tensas
  • Mala comunicación
  • Lista interminable de cosas por “hacer” o “no terminadas”
  • Dada a la procrastinación
  • Falta de disciplina o motivación
  • Decir sí a muchas cosas, pendientes, personas

Tu tiempo es tu tesoro energético.

Medir tu éxito en torno a tu lista de tareas o responsabilidades es una cortina de humo.

Es mejor enfocarte en cuán productiva eres con el tiempo que tienes, un buen principio que aplica para los negocios y la vida.

Sin embargo, para iniciar el manejo de tiempo debes saber cómo lo concibes.

¿Cuál es tu percepción del tiempo? 

Este puede variar de persona en persona. Y de cultura a cultura.

Por ejemplo, las culturas occidentales ven el tiempo como uno linear (pasado – presente – futuro), algunas europeas como multi-activo y la mayoría de las orientales lo ven como algo “cíclico” o por temporadas.

También es importante reconocer la diferencia entre kronos (el tiempo linear del “Hombre”) y kairos (el tiempo perfecto o divino).

Lo que sí te invito a conocer es la ley de Parkinson que aplica para cualquier área de nuestra vida: una actividad puede tomar cuánto espacio de tiempo tanto como tú le permitas.

Es por tal razón, que aprender a manejar tu tiempo es aprender a manejar la forma en que vives tu vida.

Aunque no hay una sola fórmula para administrar las horas, un buen punto de comienzo es empezar hoy a:

Hacer un inventario de cómo pasas tu tiempo.

¿En qué tareas, cómo, dónde, con quiénes y por qué?

Luego, otro segundo punto a considerar es:

Identifica tus ladrones de tiempo.

Estos ladrones de tiempo usualmente están atados a bloqueos mentales o creencias limitantes. La línea es así… pregúntate:

¿Qué te lleva a … procrastinar, estresarte, tener miedo a planificar, estructurarte, no terminar lo que empiezas, desconfiar de ti…?

Ya después de que finalices ese trabajo interno, te invito a explorar una cantidad increíble de métodos a tu alcance, entre los que te recomiendo:

  1. Hacer listas de tareas siempre con prioridades y fecha de caducidad
  2. Caja de Einsenhower (Urgente vs. Importante)
  3. Asigna bloques de tiempo para tareas similares
  4. Técnica Pomodoro (25 minutos de trabajo intenso, múltiples pausas de 5 minutos)
  5. La regla 80 – 20: No te desgastes. 20 % de tus acciones deben generar el 80 % de tus resultados deseados

¿Por qué es importante aprender a manejar el tiempo?

Porque cuando empieces a prestarle atención a tu tiempo, cuán valioso es y cuán errados estamos en creer que tenemos la vida garantizada, ese día cambiará nuestra vida.

La empezaremos a vivir más comprometidos.

No como víctimas o testigos de “las cosas que nos pasan” sino como protagonistas que hacen que las “cosas pasen” para su beneficio y el de los demás.

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Por qué la visualización es una técnica poderosa

“Lo único peor a no tener vista es no tener visión” – Helen Keller

La visualización es frecuentemente subestimada. Hay quienes les da pereza continuar después de un tiempo, otros que pierden la fe y otras personas que ni tan siquiera quieren “perder su tiempo” en lo que parecen ser “tonterías”.

Bueno, hoy quiero hablarte de la técnica que múltiples escritores exitosos han recomendado y por una justa razón: la visualización funciona porque es una técnica que te enseña a controlar tu mente.

¿Qué tan efectiva sea? Dependerá últimamente de ti.

Veamos,

Rhonda Byrnes:

“Éste es el problema. La mayoría de las personas piensan en lo que no quieren y no dejan de preguntarse por qué se manifiesta una y otra vez. La única razón por la que las personas no tienen lo que quieren es porque piensan más en lo que no quieren que en lo que quieren. Escucha tus pensamientos y tus palabras. La ley es infalible y no comete errores.”

“Cuando visualizas, materializas.”

Wayne Dyer:

“Si crees que funcionará, verás oportunidades. Si crees que no lo hará, verás obstáculos.”

“Puedes mirarte a ti mismo con ojos nuevos y abrirte a nuevas experiencias que nunca llegaste a pensar que podrían estar dentro de tus posibilidades como ser humano, o puedes seguir haciendo las mismas cosas, de la misma manera, hasta que te entierren.”

T. Harv Eker:

“Si quieres cambiar los frutos, tendrás que modificar primero las raíces. Si quieres cambiar lo visible antes deberás transformar lo invisible.”

“Los pensamientos llevan sentimientos. Los sentimientos llevan a acciones. Las acciones llevan a resultados.”

Y como ellos abundan las figuras ilustres que enfatizan en cómo los pensamientos están ligados a la ley de la atracción.

Tu mente crea tu realidad, siempre lo ha hecho, lo aceptes o no.

Consciente e inconscientemente tus patrones mentales, tus pensamientos de esta vida y de pasadas, los códigos de tus ancestros y su relación con el dinero, el amor, el trabajo y más han influido en tu crecimiento.

A mí me costó mucho entender esto. Rechacé mucha de esta información hasta que un día lo vi todo muy claro: mi resistencia generaba dolor.

Si sufría, debía soltar.

Aceptar.

Perdonar.

Abrir mi mente a explorar.

Así fue que conocí esta herramienta de visualización.

La visualización tiene la capacidad de transformar tu vida.

Te permite atraer las cosas que más deseas, eso sí, no confiando en tus tiempos kronos sino confiando en el kairos.

¿Cómo se hace?

Hay múltiples maneras. Las formas más comunes son crear escenarios en el subconsciente, a través de la meditación guiada o canalizada, o la creación de un mapa de deseos.

Ambas son herramientas MUY poderosas.

Sin embargo, la visualización creativa es arrolladora.

Más que repetir afirmaciones todos los días, al imaginarte con lujo de detalles el escenario que más deseas condicionas a tu mente subconsciente a actuar sobre esa realidad y por ende, atraes circunstancias que te confirman ese camino.

Una de las lecciones más importantes de practicar la visualización es elevar nuestra frecuencia, alinear nuestra energía para alcanzar la meta que nos hemos propuesto.

Esto no lo supe entender hasta hace unas semanas.

Es importante que veas que al visualizar no atraes el resultado, te posicionas en el espacio para que esa condición favorable ocurra.

Porque… una cosa es visualizar y otra, es actuar en base a la visualización.

Tus pensamientos crean tu realidad pero también tus emociones y tus acciones.

En muchas ocasiones no conseguimos lo que queremos porque hay un distanciamiento entre los tres elementos.

El universo no entiende discordancias.

Ejemplo, si pensamos en comprar un apartamento pero sentimos miedo de vivir solas o ni tan siquiera nos hemos sentado a ver los anuncios de bienes raíces, la visualización tardará tiempo en manifestarse.

Si has llegado hasta aquí y te interesa saber cómo se hace, aquí te comparto una lista breve y muy útil:

  1. Elige un objetivo. ¿Qué quieres alcanzar? Sé totalmente específica. Ejemplo: Quiero x cantidad de dinero para ingresar a la Maestría en diciembre 2019.
  2. Elige el por qué. ¿Qué te motiva a alcanzar esa meta? Muchas personas caemos en el error de querer porque está de moda o por expectativas ajenas y eso también dificulta la manifestación porque no siempre, lo que pensamos que queremos obedece los deseos de nuestra alma o corazón. Antes de meditar, cuando hagas tu lista de deseos, te invito a distinguir la voz de tu Ego vs. la voz de tu corazón. Guíate por la última.
  3. Medita. Cierra los ojos y enfócate en tu respiración. Relaja todo tu cuerpo y cuando te sientas cómodo con tu deseo, siempre en positivo, empieza a imaginar cómo sería llegar a esa meta.
  4. Crea con tus 5 sentidos. Nos enfocamos mucho en cómo se va a ver y poco en cómo se sentirá lograr lo que más queremos. ¿Cómo se escucha el escenario? ¿A qué huele el lugar? Profundiza totalmente en esa experiencia y deja que tu cuerpo la sienta. Reconoce esa vibración en ti y sostenla lo más que puedas. Mientras más detallada sea tu visión más podrás sentirla.
  5. Practica con frecuencia y suelta. Sonará muy contradictorio pero esta parte tiene mucho que enseñarnos. Cuando practicamos la visualización, es importante desapegarnos del resultado. ¿Por qué? Porque tú sólo eres un componente de la ecuación. Tu meta depende de circunstancias, otras personas y energías que no están bajo tu control. Por eso es importante, abrirnos a las posibilidades para llegar a la meta y no obsesionarnos con la única imagen de ruta que hemos creado en nuestra cabeza.

Soltar, en este ejercicio, implica confiar.

Soltar no significa dejar ir lo que acabas de reprogramar.

Soltar significa confiar que estás alineado, que viste y que por ende, eres capaz de crear.

Cuando vemos, creamos.

Haz tu parte y ábrete a co-crear con el universo. 

Y disfrútate el camino… grandes sorpresas vendrán.

En los próximos días te estaré compartiendo una serie de posts sobre cómo hacer una visión a futuro (haz click en este post) y mapas de deseos que espero te sean de utilidad para aclarar tu camino y manifestar una nueva realidad.

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Para manifestar, hay que planificar

¿Sabías que la falta de claridad y la falta de fe son dos factores que más afectan a los entrepreneurs en su camino a alcanzar sus sueños?

Aquí te voy a explicar por qué. 

Como consultora en comunicaciones y gerente de proyectos he encontrado que:

  • Manifestar sin plan es mitad de la magia.⁣⁣
  • Actuar sin estrategia es ganar mitad de la batalla.⁣
  • Esperar resultados sin un orden para recibirlos es confiar a medias.⁣⁣

Planificar estratégicamente es trazar una ruta de trabajo con un destino final en mente.

Para planificar y que la manifestación de esa nueva realidad propuesta sea posible, es importante trabajar las siguientes preguntas:

  1. ¿Cuál es tu situación actual? ¿Cuáles son tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas?
  2. ¿A dónde quieres ir? ¿Cuál es tu visión a futuro? ¿Qué quieres alcanzar y para cuándo?
  3. Con la visión en mente, ¿cuál será tu misión? ¿En qué te dedicarás a hacer ahora?
  4. ¿Qué objetivos y metas van acorde con esa misión y visión? ¿A corto, mediano o largo plazo?

A raíz de este gran ejercicio, te invito a desarrollar un plan de acción con miras a un año, seis meses, tres meses y mensual. 

Este método te ayudará a ver de manera escalonada las líneas de acción para que los proyectos o las ideas que tienes en mente no parezcan gigantes sino al contrario, alcanzables.

Cada objetivo de tu plan estratégico debe tener su propio plan de acción.

¿Qué debe tener este documento?

Un plan de acción comprende una lista de tareas con fechas predeterminadas que facilitan ver el camino a recorrer, quién será responsable de las actividades y qué recursos (financieros, humanos, intangibles, etc) son necesarios o ya tenemos para llevarlas a cabo.

Como podrás ver, dedicar tiempo a pensar estratégicamente y poner un plan en marcha puede definitivamente ayudarte a manifestar la realidad que más deseas.

Sólo sintiendo, pensando y actuando como si lo que deseas ya es parte de tu aquí y ahora podrás atraerlo más fácilmente.

Un plan estratégico fortalecerá tu certeza en el “cómo” alcanzar la visión de tus sueños. 

Natalia Bonilla es periodista, project manager y consultora en comunicaciones. 

Para conocer más de mi trabajo de transformación, puedes seguir mis proyectos aquí: Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter.

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Cómo hacer una visión a futuro

Saber qué quieres para tu vida o tu negocio es igual de importante como determinar el por qué detrás de tus deseos. ¿Qué te motivó a elegir esas metas u objetivos?

Desarrollar una visión sobre un proyecto o un estilo de vida es un ejercicio que fortalecerá tu confianza en ti mismo y te hará magnético a las cosas que más buscas atraer.

¿Por qué? Porque la visión es el destino final que influenciará tu plan de acción.

Es por tal razón que la visión va a antes de la estrategia.

¿En qué te beneficia desarrollar una visión de proyecto o estilo de vida?

Una visión te permitirá tener:

  • Claridad sobre las metas por cumplir
  • Enfoque en el plan de trabajo
  • Sensación de “propósito”
  • Inspiración para actuar

Sin visión a futuro, no es posible desarrollar una estrategia exitosa o mantener la motivación cuando surjan obstáculos.

La visión establece el “¿qué?” y el “¿por qué?” mientras que la estrategia trabaja el “¿cómo?”.

Hay quienes establecen visiones a largo plazo: de aquí a 50 años.

Hay quienes la proponen de manera escalonada: 1 año, 3 años, 5 años y así.

Lo importante es reconocer que para decidir tu visión a corto, mediano y largo plazo debes hablar con tu corazón y no tu cabeza.

Tu mente buscará razones y riesgos para asegurar la viabilidad de la visión que propones.

Sin embargo, el corazón te dirá lo esencial, qué no debe cambiar sin importar las circunstancias sociales, financieras o personales a su alrededor.

¿Cómo desarrollar tu visión?

  • La primera pregunta que te invito a hacerte es tan sencilla como compleja:

¿Qué quieres?

¿Qué quieres para tu vida? ¿Qué quieres en tus relaciones? ¿Qué quieres para tu empresa? ¿Qué quieres lograr?

Haz una lluvia de ideas. Anota las respuestas en un papel en blanco y sé consciente de si existen miedos o juicios a la hora de escribir alguna idea. Cuando eso ocurra, aún así, escríbela.

  • La segunda pregunta es más difícil de contestar, sin embargo, es la raíz de este ejercicio:

¿Por qué lo quieres?

¿Cuál de todas las cosas que pusiste en el papel te da alegría, satisfacción, propósito? ¿Qué cosas te limitan o te asustan? ¿Cuál meta crees que haría tu vida lo más feliz y extraordinaria posible si la lograras? ¿Qué emoción, sentimiento o pensamiento se esconde detrás de ese deseo?

  • La tercera y última pregunta te ayudará para la planificación más adelante:

¿Para cuándo?

Una vez hayas curado tu lluvia de ideas y hayas determinado cuáles son deseos del Alma vs. deseos del Ego, pregúntate, ¿cuándo puedes alcanzar cada una de ellas? ¿Qué año ves posible alcanzar cada una de esas metas?

Una vez termines este ejercicio, se te hará más fácil proceder a la creación de tu mapa de deseos o vision board y crear una planificación estratégica que te ayude a alcanzar tus metas.

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