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Time Management 101

Time is more valuable than money.

It is the one resource we can’t get back.

Learning how to manage your time says much about how you value your life.

What does a life without proper time management  look like?

  • Putting out fires frequently
  • Stress
  • Tense relationships
  • Bad communication
  • Saying “yes” to everyone
  • Lack of self-discipline
  • Lack of motivation
  • Procrastination
  • Multi-tasking
  • Feeling overwhelmed

You have to understand your time is part of your energy currency.

How you perceive time can be different than how others perceive it. Therefore, success is not measured by how “busy” you are but rather how productive you are with your time.

This is a principle to apply for your business and your life.

Time is perceived differently across cultures.

Most Western cultures see time as linear (past – present – future), some European cultures see it as multi-active while some Oriental ones see it as cyclic.

Time perception may vary not only in terms of kronos or kairos (divine timing) but also pending on Parkinson’s Law.

Parkinson’s Law implies that any activity can expand to any time space you give it.

Therefore, its good to start valuing your time.

How? There is not one formula to do so and according to your preference, there are multiple of methods and apps you can use to begin this journey.

But a good first step to start time management is:

Start tracking your time.

Ask yourself: How you spend it? Where? With who? Why?

A good second step to follow is:

Identify your time wasters.

This task includes seeking deep within your mindset blocks. In other words, start reflecting upon what is causing you to… procrastinate, stress out, fear planning, leaving tasks unfinished, arriving late, not trusting yourself?

Once you get deep in this process, time management methods I recommend you to try are:

  1. To – do lists with deadlines
  2. The Eisenhower Matrix: Urgent vs. Important tasks
  3. Block your time in chunks (similar activities or themes)
  4. Pomodoro Technique: 25 minutes attention blocks with multiple short breaks
  5. 80/20 rule: 20 percent of your tasks equal 80 percent of the results

Remember, when you start paying attention to your time, how valuable it is and how foolish we are by taking it for granted, your life will change.

You will engage in living.

Not as a victim or spectator of things “happening to you” but as a protagonist of your life, making things happen for you.

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Manejo de tiempo 101

“Dime cómo manejas tu tiempo y te diré como manejas tu vida…”

El tiempo es más valioso que el dinero. Es el único recurso que, una vez perdido, no podemos recuperar. No podemos vivir un mismo día dos veces ni tampoco revivir horas perdidas. Es por tal razón que, quienes valoran su vida, valoran su tiempo.

Un estilo de vida sin buen manejo de tiempo tiende a ser:

  • En ocasiones, caótica
  • Frecuentemente apaga fuegos
  • Estresada
  • Relaciones tensas
  • Mala comunicación
  • Lista interminable de cosas por “hacer” o “no terminadas”
  • Dada a la procrastinación
  • Falta de disciplina o motivación
  • Decir sí a muchas cosas, pendientes, personas

Tu tiempo es tu tesoro energético.

Medir tu éxito en torno a tu lista de tareas o responsabilidades es una cortina de humo.

Es mejor enfocarte en cuán productiva eres con el tiempo que tienes, un buen principio que aplica para los negocios y la vida.

Sin embargo, para iniciar el manejo de tiempo debes saber cómo lo concibes.

¿Cuál es tu percepción del tiempo? 

Este puede variar de persona en persona. Y de cultura a cultura.

Por ejemplo, las culturas occidentales ven el tiempo como uno linear (pasado – presente – futuro), algunas europeas como multi-activo y la mayoría de las orientales lo ven como algo “cíclico” o por temporadas.

También es importante reconocer la diferencia entre kronos (el tiempo linear del “Hombre”) y kairos (el tiempo perfecto o divino).

Lo que sí te invito a conocer es la ley de Parkinson que aplica para cualquier área de nuestra vida: una actividad puede tomar cuánto espacio de tiempo tanto como tú le permitas.

Es por tal razón, que aprender a manejar tu tiempo es aprender a manejar la forma en que vives tu vida.

Aunque no hay una sola fórmula para administrar las horas, un buen punto de comienzo es empezar hoy a:

Hacer un inventario de cómo pasas tu tiempo.

¿En qué tareas, cómo, dónde, con quiénes y por qué?

Luego, otro segundo punto a considerar es:

Identifica tus ladrones de tiempo.

Estos ladrones de tiempo usualmente están atados a bloqueos mentales o creencias limitantes. La línea es así… pregúntate:

¿Qué te lleva a … procrastinar, estresarte, tener miedo a planificar, estructurarte, no terminar lo que empiezas, desconfiar de ti…?

Ya después de que finalices ese trabajo interno, te invito a explorar una cantidad increíble de métodos a tu alcance, entre los que te recomiendo:

  1. Hacer listas de tareas siempre con prioridades y fecha de caducidad
  2. Caja de Einsenhower (Urgente vs. Importante)
  3. Asigna bloques de tiempo para tareas similares
  4. Técnica Pomodoro (25 minutos de trabajo intenso, múltiples pausas de 5 minutos)
  5. La regla 80 – 20: No te desgastes. 20 % de tus acciones deben generar el 80 % de tus resultados deseados

¿Por qué es importante aprender a manejar el tiempo?

Porque cuando empieces a prestarle atención a tu tiempo, cuán valioso es y cuán errados estamos en creer que tenemos la vida garantizada, ese día cambiará nuestra vida.

La empezaremos a vivir más comprometidos.

No como víctimas o testigos de “las cosas que nos pasan” sino como protagonistas que hacen que las “cosas pasen” para su beneficio y el de los demás.

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The Journey

2018 was a year of preparation

The sum of all gains is this:

  1. Met inspiring female social leaders in Panama and Costa Rica and organized the first art therapy workshop of my third documentary #SermujerLatinoamerica in San Jose.⁣

    2. Took courses on sacred feminine, empowerment and sexuality with incredible masters in Colombia and Mexico Susana Perez Garcia, Andrea Garcia and Azul Anaite, among others.⁣

    3. For over 8 months I moved to Miami to make my consultancy business official and expanded my client base to female entrepreneurs in more than 5 countries in English and Spanish.⁣

    4. Offered my first conference in Miami on #SermujerLatinoamerica preliminary results of this 2-year investigation on gender based violence and gendered peace in Latin America ⁣

    6. Met many wonderful women and friends thanks to @wearemillennialwomen and @createcultivate ⁣

    7. And to finish off this year of evolution, I moved officially to Mexico this December. Here I will continue to expand on my international client base, research and speaking engagements.⁣

    I’m grateful for how 2018 taught me to:⁣

    💖Own my master number’s mission⁣
    💖Stop judging myself for my ideas⁣
    💖Make my consultancy business official⁣
    💖Grow in community⁣
    💖Nurture my life and client relationships⁣
    💖Be “ok” with being seen⁣
    💖Find Earth⁣

    What was your biggest lesson in 2018?
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¿Cuándo me convertí en una entrepreneur?

A los 17 años, cuando fundé y presidí el primer Club de Periodismo y periódico estudiantil de mi colegio.

Mi pasión por el periodismo internacional me llevó a ser interna de varios medios universitarios y digitales cuyos editores hombres me decían que “una mujer no podía reportar asuntos internacionales” y que “al puertorriqueño no le interesan las noticias internacionales”.

Recuerdo el día que me cansé del mismo disco rayado que decidí, a mis 20 años, fundar mi primera organización sin fines de lucro Revista Latitudes. Una publicación totalmente estudiantil y digital que ofreció práctica en periodismo internacional a más de 10 estudiantes de periodismo y fotoperiodismo en tres años.

Ser editora de esta publicación digital me permitió ser seleccionada como corresponsal del Congreso Mundial de la Juventud en 2010. Mi compromiso con el periodismo y la comunicación intercultural me llevó a ser seleccionada en dos ocasiones como editora general del periódico del Congreso.

Esa experiencia me sirvió para entregar mi tesina del Programa de Honor en licenciatura: “El insularismo mediático de Puerto Rico”, donde trabajé los efectos del colonialismo y la negación de visión internacional de los medios de comunicación en la Isla.

En 2011, una invitación de un colega periodista a trabajar un documental sobre el aniversario del terremoto en Haití me llevó a producir y co-dirigir lo que sería mi primer documental, Haití espera.

Al entregar mi tesis de maestría en la Universidad de York, asistí en la organización del primer festival de York Human Rights City Project, una labor voluntaria que me motivó a afinar mis destrezas en gerencia de proyectos.

En 2013, fundé la casa productora internacional Grupo Latitudes y dirigí mi segundo documental Ecos del Exilio -con un excelente equipo de 20 profesionales u estudiantes – en un ambiente hostil y poco receptivo en Puerto Rico. Propuse dar clases en universidades sólo para que me dijeran que era “muy joven” y que los estudiantes “se burlarían de ver una mujer” enseñándoles política internacional.

Esa negatividad me llevó a coordinar con Grupo Latitudes la primera Cumbre de Análisis Internacional en Puerto Rico. El tema: Primavera Árabe; los enfoques: la representación mediática y la realidad geopolítica que se vivía en Medio Oriente.

A pesar de ser una gran promesa y de gracias a este emprendimiento ser elegida como Global Shaper de San Juan, en 2014 cerré mi segunda organización por amenazas de empresas monopolio a mi empleo y al bienestar de mi equipo.

Me enfoqué en trabajar llegando a tener hasta tres empleos en una ocasión, incluyendo la Agencia de Noticias EFE.

Durante ese año comencé a ofrecer asistencia y consultoría en planificación estratégica, manejo de tiempo y gerencia de proyectos a organizaciones sin fines de lucro.

En 2016 me lancé como periodista freelance con sólo $4.000 dólares en mi cuenta de ahorros y con una promesa de trabajo en México que nunca prosperó.

La cobertura del proceso de paz en Colombia, feminicidios en México y Guatemala y el no tener un medio de apoyo, afectaron gravemente mi salud física, mental y emocional y caí en deuda y un período de gran depresión.

En 2017, fui contratada para crear el plan de comunicaciones internas y nueva cultura organizacional de Seaborne Airlines, un empleo que me abrió nuevamente paso al mundo empresarial.

En junio de 2017, decidí producir mi tercer documental Ser mujer en Latinoamérica, un proyecto transmedia que ha recopilado más de 600 testimonios de violencia y paz de género en más de 20 países de la región.

Hoy… ¿qué hago?

Soy entrepreneur.

Entrepreneur en tres áreas:

A. Proveo consultoría en estrategia, mentalidad y comunicación para potenciar el impacto de mujeres emprendedoras, visionarias y autoras en el campo de la sanación holística e internacional. Proveo talleres y sesiones en planificación estratégica, comunicación y estrategia de contenidos.

B. Investigo la historia de las mujeres, las raíces de violencia de género y paz de género en el proyecto transmedia de Ser mujer en Latinoamérica,con extensiones y entrevistas en el blog, canal de Youtube, las transmisiones de MartesenPositivo y el curso gratuito POLEXFEM.

C. Aporto al cambio en la industria del periodismo internacional para detener la reproducción insensible de la violencia sistémica. ¿Cómo? De dos maneras: a través de talleres y publicaciones. Proveo talleres de periodismo de conflicto y paz; análisis internacional; periodismo internacional y lectura crítica de medios. Edito la revista de bienestar, artivismo y emprendimientos de impacto social LuminareTv.com y proveo talleres de arteterapia por la paz; he publicado artículos académicos y periodísticos sobre cobertura mediática en conflictos en Colombia, el Caribe y los Balcanes.

Y aunque el camino haya sido largo, tortuoso en ocasiones y con obstáculos, todavía me queda mucho por recorrer.

¿Por qué? Porque tengo una visión de un mundo mejor.

  1. Porque en mis años de periodista, documentalista y mujer, aprendí que la paz interna es necesaria para la paz internacional y no se puede trabajar una sin trabajar la otra.
  2. Porque los medios de comunicación tienen la llave de la representación de las sociedades en las que vivimos y si sólo conocemos y reproducimos violencia es, en gran parte, por el tipo de contenido que consumimos y el tipo de educación (coartada en algunos países) que recibimos.
  3. Porque es importante que reconozcamos la historia de las mujeres, cómo nos fue negada y ocultada nuestra capacidad de agencia y porque se nos ha negado el DERECHO a vivir en sociedades más pacíficas, justas y equitativas.

Por estas razones trabajo, por estas razones emprendo.

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Interview for the Millennial Women Talk Podcast

Deeply honored and grateful to be part of the Millennial Women Talk podcast with such amazing ladies, already available on iTunes and Spotify.

Thank you to Melissa and Stephanie Carcache for inviting me to this rich conversation on female entrepreneurship and migration for career expansion and personal development.

Let this be a blessed beginning for more soul talks and sorority!

Our stories, voices and experiences, similar or diverse, matter.

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